Selvom vi er blevet mere og mere elektroniske, så er der stadig meget papirarbejde at gemme på i din virksomhed. Fakturaer er vigtige at have styr på, og selvom mange i dag benytter sig af PDF’er og TIFF-filer til at arkivere dem, så findes der faktisk noget endnu smartere. Ibistic.com tilbyder en e-faktura, som er langt mindre tidskrævende og dyr, fordi det ikke kræver manuel tastning, scanning, tolkning og verificering. Det sørger Ibistic alt sammen for.
Med en e-faktura kan får du direkte indsendt dine fakturere i dit workflow-system. Når du så har godkendt og bogført den, så sendes dens data direkte til dit økonomisystem. Ibistic har selv udviklet systemet, så du som kunde kan modtage fakturaer og ikke behøver at være afhængig af visningsformatet, som leverandøren sender den i.
Samtidig gør du miljøet en god tjeneste ved at droppe de gammeldags papirløsninger. Du slipper også for at lede i gamle mapper og bruge tid på at arkivere dem hver gang. Du er også sikret mod din egen forglemmelse, for når der kommer nye fakturaer, eller der er gamle, som stadig ligger ubehandlet, så får du direkte besked med en varsling eller en notifikation. Desuden er småting som valg af browser ligegyldigt – nemmere bliver det altså ikke.
Eksempel på brug af en e-faktura
Sidder du fx med en webshops, der sælger møbler, eller er du et hotel, som skal have skiftet senge ud på værelserne, så vil du have brug for en faktura for købet af sengene. Det kunne være, du købte dem fra webshoppen sengefabriksudsalg.dk og skal have den rigtige dokumentation efter endt køb. Alt, du så skal gøre, er at vente på en notifikation, som system sender dig, og du kan gå i gang med at godkende fakturaen. Ingen post skal åbnes eller PDF’er scannes ind. Ud med alt det manuelle og ind med alt det automatiserede.
Hvis du skulle være så uheldig at glemme at behandle fakturaen, så minder systemet dig helt automatisk selv om det. Du undgår altså at komme bagud med alt det praktiske, og kan koncentrere dig om vigtigere ting i virksomheden. Fakturaen bliver sendt videre til dit økonomisystem og arkiveres der. Så kan du nemt søge den frem senere.
Ønsker du at opdele fakturaen i forskellige trin af godkendelse eller kontering, så kan du også indstille den til det i Ibistic. Vil du være med som en af frontløberne inden for den papirløse virksomhed, så kan det altså godt betale sig at investere i den elektroniske version af fakturaen. Det sparer dig for tid og hyldemeter, fordi du ikke skal arkivere noget manuelt. Det resulterer alt sammen i lavere omkostninger for dig og din virksomhed. Og husk at en faktura sagtens kan godkendes på farten, på kontoret eller hvor end du har internetadgang.